Αν και μπορεί να είναι δύσκολο να προβλέψουμε πότε και πού μπορεί να συμβεί μια έκτακτη ανάγκη, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν μπορείτε να είστε προετοιμασμένοι όταν μια κρίση επηρεάζει την κοινότητά σας. Καθιερώνοντας ένα σαφές σχέδιο για τη διαχείριση καταστροφών εκ των προτέρων, μπορείτε να συμβάλετε στον μετριασμό των επιπτώσεων που θα έχει μια έκτακτη ανάγκη στην κοινότητά σας και να διασφαλίσετε ότι η κατάσταση αντιμετωπίζεται με ομαλό και αποτελεσματικό τρόπο.
Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξερευνήσουμε τους διαφορετικούς τύπους έκτακτων περιστατικών που μπορεί να επηρεάσουν τη συσχέτισή σας και πώς να δημιουργήσετε καλύτερα ένα σχέδιο για να παραμείνετε προετοιμασμένοι.
- Αξιολογήστε τυχόν κινδύνους που μπορεί να επηρεάσουν τη σχέση σας. Καταγράψτε τυχόν πιθανές καταστάσεις έκτακτης ανάγκης όπως:
- Κίνδυνοι πυρκαγιάς
- Έντονος καιρός (σε περιοχές επιρρεπείς σε ανεμοστρόβιλους, σεισμούς ή τυφώνες)
- Ιατρικά επείγοντα περιστατικά
- Χημικά εργοστάσια παραγωγής ενέργειας
- Βλάβες εξοπλισμού
- Διακοπές ρεύματος
Είναι σημαντικό να έχετε μια λίστα με πιθανά ξαφνικά γεγονότα που θα μπορούσαν να συμβούν, επειδή θα σας βοηθήσει να καταλήξετε σε ένα συγκεκριμένο σχέδιο δράσης για κάθε γεγονός.
- Αναπτύξτε ένα σύνολο διαδικασιών για κάθε πιθανό συμβάν έκτακτης ανάγκης. Αυτές οι διαδικασίες θα πρέπει να επικεντρώνονται στα εξής:
- Σχέδια εκκένωσης
- Εσωτερικές διαδικασίες
Τα σχέδια εκκένωσης θα βοηθήσουν σε καταστάσεις όπου πρέπει να οργανώσετε γρήγορα μια μεγάλη ομάδα ανθρώπων και να τους μεταφέρετε σε ασφαλές μέρος. Οι εσωτερικές διαδικασίες θα βοηθήσουν σε καταστάσεις όπου είναι πιο πιθανό να χρειαστεί να αντιμετωπίσετε τοπικά συμβάντα που επηρεάζουν μόνο ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα ατόμων (δηλαδή, εκπαίδευση των εργαζομένων σας σχετικά με το πώς να χρησιμοποιούν έναν απινιδωτή ή πώς να κάνουν μια περιοχή ασφαλή μετά από μια περίπτωση βλάβης του εξοπλισμού).
Μόλις δημιουργήσετε ένα σχέδιο, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το σχέδιο για να συγκεντρώσετε τις απαραίτητες προμήθειες.
- Αγοράστε τις απαραίτητες προμήθειες για να εκτελέσετε το σχέδιό σας. Τα στοιχεία που πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να διατηρήσετε καλά εφοδιασμένα περιλαμβάνουν:
- Πυροσβεστήρες
- Κιτ ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης
- Τρόφιμα, νερό και κουβέρτες μακράς διάρκειας ζωής (αν αποφασίσετε ότι θέλετε μια ανέσεις που θα χρησιμεύσει ως καταφύγιο σε περίπτωση ακραίων καιρικών φαινομένων)
- Φως για έκτακτες ανάγκες
- Φυλλάδια που κοινοποιούν τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης στα μέλη και τους κατοίκους
Αυτό που χρειάζεστε θα εξαρτηθεί εξ ολοκλήρου από τα σχέδια που έχετε δημιουργήσει. Εάν δεν είστε βέβαιοι τι προμήθειες να αγοράσετε, είναι καλή ιδέα να μιλήσετε με έναν ασφαλιστικό ειδικό για να δείτε πρώτα ποια είναι η ευθύνη και οι προσδοκίες σας. Οι φίλοι μας στο Blue Lime μπορούν να σας βοηθήσουν να απαντήσουν σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχετε!
- Βεβαιωθείτε ότι εσείς και οι συνάδελφοί σας μέλη του διοικητικού συμβουλίου είστε κατάλληλα εκπαιδευμένοι σχετικά με τις διαδικασίες και τα σχέδια για κάθε περιγραφόμενο έκτακτο περιστατικό. Τα βήματα που πρέπει να λάβετε για να διατηρείτε όλους ενήμερους σχετικά με τις διαδικασίες ασφαλείας περιλαμβάνουν:
- Παροχή οδηγιών σχετικά με τις διαδικασίες έκτακτης ανάγκης όταν το μέλος ξεκινά για πρώτη φορά τον εθελοντισμό.
- Τακτική επανεξέταση, ενημέρωση και κοινοποίηση σχεδίων ετοιμότητας έκτακτης ανάγκης.
- Διεξαγωγή τακτικών ασκήσεων σχεδίων.
- Δημιουργία εγγράφων που είναι εύκολα προσβάσιμα σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές των διαδικασιών ασφάλειας.
Τα απροσδόκητα γεγονότα μπορεί να είναι αγχωτικά. Η αναμονή έως ότου συμβεί κάτι για την εκπαίδευση των εθελοντών του HOA σας θα αυξήσει το άγχος της εκδήλωσης και μπορεί να οδηγήσει στην αποτυχία του σχεδίου.
- Διατηρήστε τα δεδομένα σας ασφαλή. Δεδομένου ότι μεγάλο μέρος του κόσμου (συμπεριλαμβανομένου του HOA) εκτελείται με βάση την ασφάλεια των δεδομένων, το να μην κλαπούν ή καταστραφούν τα δεδομένα σας κατά τη διάρκεια μιας καταστροφής είναι ζωτικής σημασίας για την γρήγορη αποκατάσταση της πλήρους διαχειριστικής σας ικανότητας μετά την εμφάνιση ενός συμβάντος. Σας προτείνουμε αυτές τις συμβουλές:
- Διαχειριστείτε δεδομένα μέσω μιας φιλοξενούμενης, εκτός τοποθεσίας υπηρεσίας.
- Εκτελείτε τακτικούς ελέγχους ότι το εφεδρικό σύστημά σας λειτουργεί σωστά.
Αφιερώνοντας λίγα λεπτά κάθε λίγους μήνες για να διασφαλίσετε ότι όλα τα δεδομένα δημιουργούνται σωστά, θα βοηθήσει πολύ στο να σταθεί ξανά ο συσχετισμός σας μετά από ένα ξαφνικό συμβάν.
- Βεβαιωθείτε ότι η επιχείρηση HOA λειτουργεί όσο το δυνατόν πιο ομαλά κατά τη διάρκεια της έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να μην σημαίνει ότι θα συνεχίσετε με το „business as usual“, αλλά θα πρέπει να είστε βέβαιοι ότι οι νομικές και ηθικές υποχρεώσεις που έχει η HOA κατά τη διάρκεια της κρίσης εκπληρώνονται. Για να το κάνετε αυτό, βεβαιωθείτε ότι:
- Γνωρίζετε τους νόμους της πολιτείας σας σχετικά με τις εξουσίες έκτακτης ανάγκης HOA σε μια περίοδο κρίσης.
- Μείνετε ενήμεροι για τις οδηγίες της κυβέρνησης και της FEMA.
- Έχετε έναν τρόπο να κοινοποιήσετε στα μέλη σας τις αποφάσεις και τις συμβουλές που λαμβάνονται από τις αρμόδιες αρχές.
Σε γενικές γραμμές, όταν κηρύσσεται κατάσταση έκτακτης ανάγκης, οι εξουσίες ενός HOA επεκτείνονται για να διασφαλιστεί η ασφάλεια της κοινότητας και να μετριαστούν οι ζημιές.
- Έχετε ένα σχέδιο για την αξιοποίηση όλων των καναλιών επικοινωνίας. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, η συγκέντρωση και η μετάδοση πληροφοριών είναι κρίσιμης σημασίας. Για να βεβαιωθείτε ότι η στρατηγική επικοινωνίας σας είναι σωστή, βεβαιωθείτε ότι:
- Αποφασίστε εκ των προτέρων ποιο κανάλι (μέσα κοινωνικής δικτύωσης, eblast, γραπτά μηνύματα κ.λπ.) θα είναι η κύρια πηγή μετάδοσης πληροφοριών.
- Βεβαιωθείτε ότι όλα τα μέρη έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες σύνδεσης.
Το να διατηρείτε ενημερωμένες πληροφορίες στα χέρια των ανθρώπων που τις χρειάζονται περισσότερο – η συνδρομή σας – θα μειώσει το άγχος και μπορεί ακόμη και να σώσει ζωές.
Αν και δεν είναι δυνατό να προβλεφθεί πώς κάθε έκτακτη ανάγκη θα επηρεάσει την κοινότητά σας, προγραμματίζοντας έγκαιρα μπορείτε να συμβάλετε στην αύξηση της ασφάλειας των συναδέλφων ιδιοκτητών σπιτιού σας και να ελαχιστοποιήσετε οποιαδήποτε πιθανή ιδιοκτησία.
Για περισσότερες συμβουλές σχετικά με την προστασία της κοινότητας και του σπιτιού σας σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης που σχετίζονται με τις καιρικές συνθήκες, σας συνιστούμε να ανατρέξετε στον παρακάτω οδηγό εδώ.
